Inför medarbetarsamtalet

Tips inför medarbetarsamtalet

För dig som är chef kan det årliga medarbetarsamtalet med din personal kännas både jobbigt och stressande. Men med bra kunskaper om hur du kan förbereda dig och vad som bör ingå i samtalet kan stressen lindras och samtalet bli konstruktivt. Här kommer några tips för dig som chef att tänka på inför medarbetarsamtalet. Om du känner att du behöver mer kunskaper kan en ledarskapsutbildning för ledare vara lämplig att boka in sig på.

Frågor i förväg

Att som medarbetare i förväg få några frågor att fundera på innan samtalet är betydelsefullt. Inte minst därför att hon eller han då får tid att reflektera över sig själv och sin situation. Frågorna får gärna vara av karaktären ”styrkefrågor”, till exempel vad är du mest nöjd med det senaste året? Vilket resultat är du mest stolt över? När du känner att du använder dina styrkor, talanger och kompetenser på bästa sätt – vad gör du då? Vad skulle du vilja göra minde respektive mer av i ditt arbete?

Bedömningsformulär

Ibland används ett bedömningsformulär där medarbetaren har att utifrån befattningens olika krav på kompetens, definierad i konkret förmåga, göra en självskattning. Chefen återkopplar muntligt, men inte med en hjälp av en skala, sin bedömning av samma sak. Likheter och skillnader i bedömning diskuteras.

Taltid

Använd som chef högst halva tiden för dina egna åsikter och se till att medarbetaren får lika stort utrymme för att utveckla sina tankar och synpunkter.

Utgå från mål och visioner för verksamheten

Som chef ska du i ett medarbetarsamtal kunna redogöra för planer, mål och visioner för den egna verksamheten. Kanske har du som chef tillsammans med medarbetarna genomfört en verksamhets- och kompetensanalys som resulterat i en utvecklingsplan för gruppen. Vilka utmaningar och förändringar står verksamheten och den enskilde medarbetaren inför?

Återkoppling till medarbetaren om året som gått

Ge återkoppling till medarbetaren vad som gått bra respektive dåligt den senaste tiden inom medarbetarens ansvarsområde.

Framtida mål

Mål för medarbetaren inför det kommande året och eventuellt på längre sikt?

Frågor som främjar reflektion, eftertanke och värdering

Ställ gärna klargörande frågor som främjar reflektion, eftertanke, prioritering och värdering. Exempel: Vad är du mest nöjd över? Vilka är fördelarna (el nackdelarna) med din idé? Vad blir konsekvenserna? Finns några alternativ? Vad blir ditt nästa steg? Relationer och arbetsmiljöförhållanden på arbetsplatsen? Fysisk arbetsmiljö? Privat situation? Medarbetarens hälsa?

Medarbetarens återkoppling till dig som chef

Se till att du som chef får information om medarbetarens uppfattning om ditt sätt att leda verksamheten. Du kan t ex be medarbetaren säga vad han/hon är nöjd med respektive skulle behöva hjälp med av dig. Sammanfatta Sammanfatta vad du som chef uppfattat att ni kommit överens om och stäm av mot medarbetaren.

Individuell utvecklingsplan

Medarbetarsamtalet bör slutligen resultera i en individuell utvecklingsplan för den kommande perioden som är skriftlig och undertecknas av såväl chef som medarbetare. Utvecklingsinsatserna kan förutom utbildning röra sig om nya arbetsuppgifter, ingå i kommittéer, nämnder och arbetsgrupper, delta i nätverk, litteraturstudier, mentorskap, studiebesök, projektuppdrag etc. Den individuella utvecklingsplanen, som ska vara skriftlig bör innehålla:

• Vilka insatser ska göras under den kommande perioden?
• Arbetsfördelning – vem gör vad?
• Eventuella kostnader, hur ska utvecklingsinsatserna finansieras?
• Vem ansvarar för genomförande och uppföljning?

I ett strukturerat och välplanerat samtal bryts de övergripande företagsmålen ned till tydliga individuella mål för medarbetaren. Kärnan i bra lönebildning är dialogen mellan chef och medarbetare. Ofta behövs två-tre strukturerade samtal varje år